کارشناس معلومات و هماهنگی ریاست خدمات / ریاست عمومی مالی و اداری - مرستیالی لوی څارنوالی در امور مالی و اداری (شش بست)

عنوان وظیفه:          کارشناس معلومات و هماهنگی

بست:       (4)

وزارت / اداره:        لوی څارنوالی

بخش مربوطه:         ریاست خدمات / ریاست عمومی مالی و اداری - مرستیالی لوی څارنوالی در امور مالی و اداری

موقعیت بست:          کابل (مرکز)

تعداد بست:              6 بست

گزارشده به:             آمر پذیرش و معلومات

گزارش‌گیر از:      (مطابق ساختار تشکیلاتی)

کود بست:

تاریخ بازنگری:      ۲۰ سنبله ۱۳۹۹

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

هدف وظیفه: تنظیم امور پذیرش مراجعین، هماهنگی و ارجاع به موقع اسناد جهت طی مراحل و  اجراأت بعدی به مراجع مربوط.

صلاحیت ها و مسولیت های وظیفوی

وظایف تخصصی:

1. پذیرش مراجعین، تسلیم گیری، ردیف بندی و تنظیم تمام مراسلات، مکاتیب، درخواستی ها،  عرایض و سایر اسناد مراجعین در دوسیه ها و فایلنگ بخش مربوطه به منظور  حفظ و مراقبت و  دسترسی سریع به آنها.
2. ثبت و راجستر شهرت مراجعین، عرایض، مکاتیب و سایر اسناد به دیتابیس  و تنظیم اسناد مواصلت ورزیده جهت ارجاع آنها به مراجع مربوط.
3. تحلیل و تجزیه اسناد، تشخیص موضوع مورد مطالبه، هماهنگ نمودن آن با مراجع مربوط  و ارجاع به موقع اسناد جهت طی مراحل و  اجراأت بعدی.
4. داشتن سلوک نیک با مراجعین، رهنمائی و معرفی آنها به مراجع مربوط و دادن اجازه دخول در هماهنگی و تفاهم با مسؤلین بعد از تطبیق مقررات امنیتی و تلاشی.
5. داشتن آگاهی و ارائه معلومات به مراجعین و مراجع متقاضی از پروسه های کاری و طی مراحل اسناد در شعبات ریاست های اداره.
6. پیگیری از طی مراحل و جمع آوری مکاتیب، درخواستی ها،  عرایض و سایر اسناد؛ از شعبات مربوطه بعد از تکمیل اجراأت جهت توزیع و تسلیم دهی آنها به مراجعین و مراجع متقاضی.
7. پاسخگوئی به سوالات و ارائه معلومات به مراجعین و مراجع مربوط از  چگونگی طی مراحل و اجراأت انجام شده در مورد عرایض و سایر اسناد واصله آنها.
8. ترتیب جداول، چارت ها، احصائیه ها و گزارشات نوبتی بخش مربوطه با استفاده از پروگرام های کمپیوتری  غرض ارسال آن به مراجع ذیربط بعد از توحید.

وظایف مدیریتی:

1. ترتیب پلان کاری ماهوار، ربعوار و سالانه بخش مربوطه در مطابقت با پلان عمومی و پلان استراتیژیک، بمنظور رسیدن به اهداف تعیین شده بخش مربوطه؛
2. ارائه مشوره های مفید و مسلکی به منظور حل مشکلات وظیفوی و بهبود امور بخش مربوطه.
3. ارزیابی اجراأت کارکنان تحت اثر به منظور ایجاد انگیزه برای بهبود اجراأت، مؤثریت، تعین نیاز سنجی آموزشی و بالابردن ارتقای ظرفیت.
4. ارائه گزارش کاری ربعوار، سالانه وعندالضرورت از فعالیت ها و دستاورد ها بمنظور مطلع ساختن رهبری اداره از پیشرفت فعالیتها و دست آوردهای بخش مربوط.
5. اجرای سایر وظایف که از طرف مقامات ذیصلاح جهت رسیدن به اهداف در مطابقت با قوانین، مقررات و اهداف اداره سپرده می شود.

وظایف هماهنگی:

• تأمین ارتباط و هماهنگی با بخش های داخلی ریاست، واحد های دومی اداره و سایر ادارات ذیربط به منظور اجراأت مؤثر و پیشبرد بهتر امور؛

شرایط استخدام (سطح تحصیل و تجربه کاری):

• این لایحۀ وظایف  با در نظر داشت مواد 7 و 34  قانون کارکنان خدمات ملکی با حد اقل شرایط و معیارهای ذیل ترتیب گردیده است:

رشته تحصیلی:

• داشتن حد اقل  سند تحصیلی لیسانس در یکی از رشته های: اقتصاد، حقوق،شرعیات(فقه و قانون)، ژرنالیزم، جامعه شناسی، حکومتداری، اداره عامه، اداره تجارت، پالیسی عامه، پالیسی اداره عامه، مدیریت عمومی،  وسایر رشته های مرتبط و به درجه تحصیلی  بالاتر در رشته های متذکره ارجحیت داده میشود.

تجربه کاری:

• داشتن حداقل یک سال تجربه کاری از داخل ویا خارج کشور در یکی از بخش های ( اجرائیوی، اداری،  تحریرات، تنظیم فعالیت ها، عرایض، پذیرش و معلومات، اسناد و ارتباط، تعقیب و پیگیری، آرشیف، تنظیم اسناد، ارتباطات، سکرتریت، هماهنگی،  تحلیل وظایف، خبرنگاری، سخنگو، گزارش نویسی و یا سایر موارد مندرج  این لایحه وظایف).

مهارت‌های لازم:

• تسلط به یکی از زبان های رسمی (دری یا پشتو)
• آشنایی با زبان انگلیسی
• داشتن توانائی استفاده از برنامه های کمپیوتری مرتبط به وظیفه.

موارد تشویقی :

الف:(5) نمره امتیازی برای بست های سوم و چهارم، و(3) نمره امتیازی برای بست های اول و دوم به اساس طرزالعمل استخدام اشخاص دارای معلولیت برای افراد دارای معلولیت در صورتیکه معلولیت شخص مانع اجرای وظایف در اداره نگردد

ب:(5) نمره امتیازی برای قشر اناث به اساس طرزالعمل استخدام

Documents